IT音痴の会社でも
ホームページ制作会社と契約をして、いざ制作が始まる際に制作会社から”サラッ”と以下のように聞かれることがあります。サラッとなので一瞬の会話です。
「ご連絡方法はslackなどのチャットツールにしますか？メールがいいですかね？」
この時、チャットに慣れている会社なら良いですが、普段Eメールや電話が主軸の会社にいると思わず、
「いや、メールでいいですよ」
と、答えてしまいがち。はい、これだけで完成が1ヶ月以上遅れる可能性が出てきます。
ここで「メールで」と決めてしまうと、制作会社はかたくなにそれを守り続けます。未来永劫ずっとメールと電話のやりとりになるのは、実はホームページ制作については結構な命とり。
ベストは「チャットメインでメールも併用」
御社が、ウェブ制作会社とのやりとりする際。もし慣れていなくても「slack（スラック）」や「chatwork（チャットワーク）」あるいは「LINE WORKS」をメインにしましょう。
もし社内でそんなものを使用してない場合でも、です。この機会を「チャットアプリのテスト体験」に位置づけ、試しに使ってみる実験の場にしてみてください。きっと、その後に自社でも導入をしたくなるでしょう。まずは自分が使ってみて、仕事効率化のきっかけにしていただければと思います。
チャットツールは「リアリタイム」で話ができますから、ちょっとした連絡に際にもいちいちメールのように「◯◯株式会社 ◯◯様 お世話になっております。」などという前置きもいりません。電話のように完全に相手の手を止めるわけでもなく、不在の場合は停滞することなくメッセージを送っておけます。
また、相手が読んでくれているか（オンラインにいるか）も確認はできますので安心。複数人が一挙にその「やりとり」を見れるのも非常に好都合。
一方で、メールの併用も忘れずに。
Eメールは「確実に証跡を残しておきたいケース」「丁寧な、正式なやりとり」に使うという場合で、使い分ける。例えば、契約書や請求書に関するやりとりは、メールが向いています。メールはチャットのように書いたメッセージは編集もできませんし、送信後のメッセージは相手方に残り削除も不可能だからです。
チャットツールには無料プランあり
ウェブ制作には最適なチャットツールである「slack（スラック）」や「chatwork（チャットワーク）」「LINE WORKS」には無料プランがあります。
しかし、それぞれメッセージの保存期間や容量にも制限があるので注意しましょう。
特に「chatwork」は無料で出来る範囲が狭いので、導入には注意が必要です。
無難なところでは「slack（スラック）」が良いでしょう。
まずは無料で導入してみることをおすすめします。
一度きりの返事がその後の制作を左右する
冒頭でご紹介したように、意外とこの「チャットも導入するかどうか？」の提案はウェブ会社から「1回」しかありません。
制作の最初に聞いておき、お客さんの意向に従うため、その後何度も聞くのは失礼だからです。
客側があまりITツールに明るくない場合は「メールに絞ったところで大きな影響はないだろう」「いつものやり方がいいんだ」と思いがちですが、実は被害は想像以上に大きいもの。
聞いたことのないツール名に抵抗があっても「スラック」「チャットワーク」あるいは総称として「チャット」といった言葉が出た場合、安易に拒否せず、使い方を教えてもらってまで導入することをおすすします。
便利なチャットだからこそ「マナー」も
なお、手軽に連絡できるチャットだからこそ、夜遅くや土日祝日に関しては連絡しないなどビジネスマナーも求められるのでご注意を。
メールであれば「出しておくだけで相手が読んでいるかはわからない」というグレーな状態も作れはしますが、チャットはもっと距離の近いリアリタイムなツールですので、使い方には気をつけましょう。
