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4月1日 05:29

ウェブ制作会社とのやとりは「slackやチャットワーク」を

IT音痴の会社でも

ホームページ制作会社と契約をして、いざ制作が始まる際に制作会社から”サラッ”と以下のように聞かれることがあります。サラッとなので一瞬の会話です。

「ご連絡方法はslackなどのチャットツールにしますか?メールがいいですかね?」

この時、チャットに慣れている会社なら良いですが、普段Eメールや電話が主軸の会社にいると思わず、

「いや、メールでいいですよ」

と、答えてしまいがち。はい、これだけで完成が1ヶ月以上遅れる可能性が出てきます。

ここで「メールで」と決めてしまうと、制作会社はかたくなにそれを守り続けます。未来永劫ずっとメールと電話のやりとりになるのは、実はホームページ制作については結構な命とり。

ベストは「チャットメインでメールも併用」

御社が、ウェブ制作会社とのやりとりする際。もし慣れていなくても「slack(スラック)」や「chatwork(チャットワーク)」をメインにしましょう。

もし社内でそんなものを使用してない場合でも、です。この機会を「チャットアプリのテスト体験」に位置づけ、試しに使ってみる実験の場にしてみてください。きっと、その後に自社でも導入をしたくなるでしょう。まずは自分が使ってみて、仕事効率化のきっかけにしていただければと思います。

チャットツールは「リアリタイム」で話ができますから、ちょっとした連絡に際にもいちいちメールのように「◯◯株式会社 ◯◯様 お世話になっております。」などという前置きもいりません。電話のように完全に相手の手を止めるわけでもなく、不在の場合は停滞することなくメッセージを送っておけます。

また、相手が読んでくれているか(オンラインにいるか)も確認はできますので安心。複数人が一挙にその「やりとり」を見れるのも非常に好都合。

一方で、メールの併用も忘れずに。

Eメールは「確実に証跡を残しておきたいケース」「丁寧な、正式なやりとり」に使うという場合で、使い分ける。例えば、契約書や請求書に関するやりとりは、メールが向いています。メールはチャットのように書いたメッセージは編集もできませんし、送信後のメッセージは相手方に残り削除も不可能だからです。

一度きりの返事がその後の制作を左右する

冒頭でご紹介したように、意外とこの「チャットも導入するかどうか?」の提案はウェブ会社から「1回」しかありません。

制作の最初に聞いておき、お客さんの意向に従うため、その後何度も聞くのは失礼だからです。

客側があまりITツールに明るくない場合は「メールに絞ったところで大きな影響はないだろう」「いつものやり方がいいんだ」と思いがちですが、実は被害は想像以上に大きいもの。

聞いたことのないツール名に抵抗があっても「スラック」「チャットワーク」あるいは総称として「チャット」といった言葉が出た場合、安易に拒否せず、使い方を教えてもらってまで導入することをおすすします。

なお、手軽に連絡できるチャットだからこそ、夜遅くや土日祝日に関しては連絡しないなどビジネスマナーも求められるのでご注意を。

メールであれば「出しておくだけで相手が読んでいるかはわからない」というグレーな状態も作れはしますが、チャットはもっと距離の近いリアリタイムなツールですので、使い方には気をつけましょう。

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